Trong quy trình vận hành doanh nghiệp của nhiều công ty hiện nay, vẫn có một nhóm công việc ảnh hưởng lớn đến hiệu suất nhưng thường bị xử lý thủ công: gửi đề xuất, chờ phê duyệt, cập nhật trạng thái, đối soát số liệu và tổng hợp báo cáo. Khi các bước này còn nằm rải rác trong Excel, email hoặc tin nhắn, doanh nghiệp rất khó kiểm soát tiến độ và hạn chế sai sót.
Cùng Twendee nhìn lại 5 quy trình nên được số hóa sớm để giảm việc thủ công và giúp hoạt động vận hành rõ ràng hơn.
Không Phải Quy Trình Nào Cũng Nên Số Hóa Trước
Số hóa quy trình không có nghĩa là đưa mọi việc lên phần mềm cùng lúc. Với nhiều doanh nghiệp, cách làm thực tế hơn là bắt đầu từ những quy trình đang lặp lại hằng ngày, có nhiều người tham gia, dễ bị chậm ở khâu chờ duyệt hoặc thường xuyên phải nhập lại dữ liệu.
Một quy trình nên được ưu tiên số hóa khi có các dấu hiệu rõ ràng:
Lặp lại thường xuyên và tiêu tốn thời gian mỗi ngày.
Có nhiều người hoặc nhiều phòng ban cùng tham gia.
Trạng thái công việc phải hỏi qua chat, email hoặc file.
Dữ liệu phải nhập lại, đối chiếu hoặc tổng hợp thủ công.
Khi có sai sót, doanh nghiệp mất nhiều thời gian để truy lại nguyên nhân.
IBM định nghĩa tự động hóa quy trình là việc dùng phần mềm để thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình, từ đó giảm các tác vụ thủ công, lặp lại và hạn chế lỗi do con người, đặc biệt trong những bước như nhập liệu thủ công. IBM cũng nhấn mạnh các quy trình được chuẩn hóa và tái sử dụng có thể giúp đội ngũ dành nhiều thời gian hơn cho các công việc có giá trị cao.
Vì vậy, câu hỏi đầu tiên không nên là “doanh nghiệp có thể số hóa được những gì”. Câu hỏi đúng hơn nên là “việc nào đang khiến nhân viên mất thời gian mỗi ngày, nhưng kết quả vẫn khó kiểm soát?”
1. Phê Duyệt Đề Xuất
Phê duyệt là một trong những quy trình dễ bị xem nhẹ nhất, vì từng đề xuất thường không quá phức tạp. Một đề xuất mua hàng, duyệt chi phí, nghỉ phép, thanh toán hoặc hợp đồng có thể chỉ cần vài phút để xem xét. Nhưng khi số lượng đề xuất tăng lên, việc gửi qua email, chat hoặc file riêng rất dễ khiến quy trình bị chậm.
Người gửi không biết đề xuất đang chờ ai. Người duyệt có thể bỏ sót tin nhắn. Quản lý muốn kiểm tra lại lịch sử phê duyệt thì phải tìm trong nhiều đoạn trao đổi khác nhau. Khi có sai lệch, doanh nghiệp khó xác định quyết định được đưa ra lúc nào, dựa trên thông tin nào và bởi ai.
Quy trình phê duyệt khi được số hóa giúp thay thế các trao đổi rời rạc bằng một luồng xử lý rõ ràng, có người phụ trách, trạng thái từng bước và lịch sử phê duyệt dễ theo dõi. (Nguồn: Ybug)
Khi số hóa quy trình phê duyệt, doanh nghiệp nên bắt đầu từ những phần cơ bản:
Mẫu đề xuất thống nhất.
Luồng duyệt theo vai trò.
Thông báo tự động cho người liên quan.
Trạng thái xử lý rõ ràng.
Lịch sử phê duyệt được ghi nhận trên hệ thống.
Sau khi số hóa, kết quả dễ thấy nhất là người gửi không phải hỏi lại nhiều lần. Người duyệt biết mình đang cần xử lý việc gì. Quản lý nhìn được đề xuất nào đang chờ, đề xuất nào đã duyệt, đề xuất nào bị trả lại để bổ sung.
Về lâu dài, doanh nghiệp cũng có dữ liệu rõ hơn để xem loại đề xuất nào phát sinh nhiều, bước nào hay bị chậm và phòng ban nào cần điều chỉnh quy trình.
2. Mua Hàng Và Yêu Cầu Nội Bộ
Trong nhiều doanh nghiệp, mua hàng bắt đầu từ một tin nhắn rất đơn giản: “Bên em cần mua thêm thiết bị”, “Phòng mình cần đặt dịch vụ này”, hoặc “Kho sắp hết vật tư rồi”. Vấn đề không nằm ở yêu cầu ban đầu, mà ở chuỗi xử lý sau đó.
Bộ phận phụ trách phải hỏi lại thông tin, kiểm tra ngân sách, xin phê duyệt, tìm nhà cung cấp, gửi báo giá, chuyển chứng từ cho kế toán và đôi khi cập nhật lại cho kho. Nếu các bước này nằm rải rác ở nhiều nơi, doanh nghiệp rất khó biết một yêu cầu đang ở đâu và đã đủ điều kiện để chuyển sang bước tiếp theo chưa.
Số hóa quy trình mua hàng nên giúp doanh nghiệp ghi nhận yêu cầu ngay từ đầu trên hệ thống:
Ai là người yêu cầu?
Thuộc phòng ban nào?
Cần mua gì?
Ngân sách dự kiến bao nhiêu?
Ai là người duyệt?
Nhà cung cấp nào liên quan?
Yêu cầu đang ở trạng thái nào?
Khi làm đúng, mua hàng không còn là một chuỗi trao đổi khó theo dõi. Quản lý có thể biết yêu cầu nào đã duyệt, yêu cầu nào đang chờ báo giá, yêu cầu nào đã đặt hàng và khoản chi nào sắp phát sinh. Tài chính hoặc kế toán cũng dễ kiểm soát chi phí hơn vì dữ liệu không chỉ xuất hiện ở cuối quy trình, khi chứng từ đã được gửi sang.
3. Quản Lý Đơn Hàng
Quản lý đơn hàng là quy trình rất đáng số hóa sớm, vì nó thường đi qua nhiều bộ phận: bán hàng, kho, giao hàng, tài chính, kế toán và chăm sóc khách hàng.
Nếu mỗi bộ phận cập nhật ở một nơi, trạng thái đơn hàng sẽ bị chia nhỏ. Sales biết khách đã chốt đơn. Kho biết còn hàng hay không. Tài chính biết thanh toán đã về chưa. Kế toán biết chứng từ đã đủ chưa. Chăm sóc khách hàng lại cần biết toàn bộ trạng thái để trả lời khách.
Khi không có một luồng xử lý chung, nhân viên phải kiểm tra nhiều nguồn trước khi đưa ra câu trả lời. Một đơn hàng bị chậm ở khâu kho, thanh toán hoặc chứng từ có thể không được phát hiện sớm. Khách hàng phải chờ lâu hơn vì người phụ trách cần hỏi lại nhiều bên.
Quy trình xử lý đơn hàng thường đi qua nhiều bộ phận như bán hàng, chăm sóc khách hàng, kho/cửa hàng và vận chuyển. Khi được số hóa, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái đơn hàng rõ hơn và giảm bớt việc hỏi lại thủ công. (Nguồn: Nhanh.vn)
Số hóa quy trình đơn hàng không chỉ là tạo một màn hình quản lý đơn. Quan trọng hơn là xây được một luồng trạng thái rõ ràng:
Đơn mới.
Đang kiểm tra tồn kho.
Chờ thanh toán.
Đã xác nhận.
Đang giao hàng.
Hoàn tất.
Cần xử lý ngoại lệ.
Kết quả cụ thể là doanh nghiệp bớt phụ thuộc vào việc hỏi tay. Quản lý nhìn được đơn nào đang bị treo, treo ở bước nào và ai cần xử lý tiếp. Nhân viên trả lời khách nhanh hơn vì trạng thái đã nằm trên hệ thống. Báo cáo đơn hàng cũng đáng tin hơn vì dữ liệu được ghi nhận từ quy trình đang chạy, thay vì được gom lại sau cùng.
4. Đối Soát Dữ Liệu
Đối soát là phần việc không thể thiếu trong vận hành, nhưng cũng là nơi tiêu tốn rất nhiều thời gian nếu làm thủ công. Doanh nghiệp phải đối soát thanh toán, công nợ, hóa đơn, đơn hàng, tồn kho, chi phí hoặc dữ liệu giữa nhiều hệ thống khác nhau.
Cách làm phổ biến là xuất file, copy dữ liệu sang Excel, so khớp theo từng điều kiện, đánh dấu những dòng bị lệch rồi tìm nguyên nhân. Khi số lượng giao dịch nhỏ, cách này có thể chấp nhận được. Nhưng khi dữ liệu tăng lên, việc đối soát thủ công dễ tạo ra sai sót và làm đội ngũ mất nhiều thời gian vào những bước lặp lại.
IBM cho biết tự động hóa dữ liệu có thể giảm thời gian xử lý, tăng năng suất, cải thiện chất lượng dữ liệu và hạn chế lỗi do con người trong quá trình xử lý dữ liệu.
Một nghiên cứu quy mô nhỏ về tự động hóa bằng n8n cũng ghi nhận:
Thời gian xử lý trung bình giảm từ 185,35 giây xuống 1,23 giây.
Lỗi thủ công giảm từ 5% xuống 0 lỗi quan sát được trong phạm vi thử nghiệm.
Đây không phải là mẫu số chung cho mọi doanh nghiệp, nhưng là ví dụ rõ về tác động của tự động hóa với các bước lặp lại.
Khi số hóa đối soát, doanh nghiệp nên đồng bộ dữ liệu từ các nguồn liên quan, thiết lập điều kiện so khớp, tự động đánh dấu trường hợp lệch và ghi nhận người xử lý cuối cùng.
Kết quả thực tế hơn là đội ngũ không cần kiểm tra thủ công toàn bộ danh sách. Họ tập trung vào các trường hợp bất thường, còn hệ thống xử lý phần lặp lại và ghi nhận lịch sử đối soát rõ ràng hơn.
5. Báo Cáo Vận Hành
Trong nhiều doanh nghiệp, báo cáo vẫn bắt đầu bằng câu rất quen thuộc: “Để em tổng hợp lại.” Câu này nghe bình thường, nhưng nó cho thấy dữ liệu vận hành chưa có sẵn ở nơi quản lý cần nhìn.
Mỗi phòng ban có một file riêng. Số liệu cập nhật ở những thời điểm khác nhau. Một số thông tin nằm trong phần mềm, một số nằm trong email, một số nằm trong tin nhắn. Đến cuối ngày hoặc cuối tuần, nhân viên mới gom lại để làm báo cáo.
Cách làm này khiến báo cáo chậm hơn thực tế. Quản lý nhìn thấy kết quả sau khi vấn đề đã xảy ra, thay vì thấy tín hiệu sớm khi quy trình đang bị chậm. Nếu số liệu lệch, đội ngũ lại mất thêm thời gian kiểm tra từng nguồn.
Số hóa báo cáo vận hành nên bắt đầu từ việc đưa dữ liệu về cùng quy trình xử lý:
Báo cáo đơn hàng lấy từ trạng thái đơn hàng.
Báo cáo chi phí lấy từ quy trình đề xuất và phê duyệt.
Báo cáo mua hàng nối với yêu cầu, ngân sách, nhà cung cấp và chứng từ.
Báo cáo công việc phản ánh ai đang xử lý, bước nào đang chậm và việc nào cần ưu tiên.
Kết quả sau số hóa là báo cáo không còn là một việc riêng tách khỏi vận hành. Nó trở thành đầu ra tự nhiên của hệ thống. Quản lý nhìn được tình hình rõ hơn, còn nhân viên giảm bớt thời gian gom số liệu thủ công.
Số Hóa Đúng Cần Tạo Ra Bức Tranh Vận Hành Rõ Hơn
Điểm quan trọng nhất của số hóa quy trình doanh nghiệp không nằm ở việc doanh nghiệp có thêm một phần mềm mới. Kết quả cần nhìn thấy là công việc được xử lý rõ ràng hơn.
Sau khi số hóa đúng, doanh nghiệp nên nhìn thấy một bức tranh cụ thể hơn:
Nhân viên ít phải hỏi lại trạng thái công việc.
Quản lý ít phụ thuộc vào báo cáo tổng hợp thủ công.
Dữ liệu đi theo quy trình, thay vì nằm rải rác trong file và tin nhắn.
Các bước phê duyệt có lịch sử rõ ràng.
Những trường hợp bất thường được phát hiện sớm hơn.
Đội ngũ có thêm thời gian cho những việc cần phân tích, xử lý và ra quyết định.
Twendee ERP giúp doanh nghiệp tổ chức giao diện công việc theo từng nhóm sử dụng, từ đó tạo ra bức tranh vận hành rõ hơn, dễ theo dõi hơn và thuận tiện hơn cho phối hợp liên phòng ban. (Nguồn: Twendee)
Đây cũng là cách Twendee thường tiếp cận bài toán quy trình vận hành doanh nghiệp. Thay vì thay đổi mọi thứ cùng lúc, Twendee giúp doanh nghiệp rà soát những bước đang tốn nhiều thao tác thủ công nhất, sau đó kết nối chúng với ERP và các hệ thống hiện có. Mục tiêu là đưa từng quy trình quan trọng vào một luồng xử lý rõ ràng hơn, có trạng thái, dữ liệu, phân quyền và khả năng mở rộng phù hợp với thực tế vận hành.
Kết Luận
Số hóa quy trình chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp nhìn thấy thay đổi cụ thể trong cách công việc được xử lý mỗi ngày. Với các quy trình như phê duyệt, mua hàng, đơn hàng, đối soát và báo cáo, kết quả không chỉ là ít giấy tờ hơn.
Kết quả quan trọng hơn là công việc có trạng thái rõ hơn, dữ liệu ít bị lệch hơn, quản lý bớt phải hỏi lại và đội ngũ có nhiều thời gian hơn cho những việc thật sự cần con người xử lý.
Với các doanh nghiệp đang muốn giảm việc thủ công trong vận hành, Twendee có thể đồng hành từ bước rà soát quy trình hiện tại, xác định điểm nghẽn, đến xây dựng hoặc tích hợp hệ thống phù hợp với cách doanh nghiệp đang làm việc.
Liên hệ với chúng tôi: LinkedIn & Fanpage
Đặt lịch trao đổi: Calendly
Đọc blog mới nhất: Vì sao doanh nghiệp đầu tư AI nhưng quy trình vẫn chậm?
