Một đơn hàng có thể đã được nhà cung cấp xác nhận nhưng chưa về kho, đã về kho nhưng chưa được cập nhật tồn, hoặc đã giao nhưng vẫn đang chờ đối soát và thanh toán. Nếu thông tin phân tán trên nhiều hệ thống, doanh nghiệp có thể có rất nhiều dữ liệu nhưng vẫn không nhìn được toàn cảnh.
Vì vậy, phần mềm quản lý chuỗi cung ứng ngày nay cần làm nhiều hơn việc cho biết hàng hóa đang ở đâu. Hệ thống phải giúp doanh nghiệp theo dõi xuyên suốt từ mua hàng, tồn kho, vận chuyển đến tài chính và sớm nhận ra những điểm có thể ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Theo Dõi Chuỗi Cung Ứng Không Chỉ Là Biết Hàng Đang Ở Đâu
Khi nói đến khả năng theo dõi chuỗi cung ứng, câu hỏi đầu tiên thường là: “Hàng đang ở đâu?”. Đây là thông tin cần thiết, nhưng chưa đủ để điều hành một chuỗi cung ứng có nhiều nhà cung cấp, kho hàng và bộ phận cùng tham gia.
Doanh nghiệp còn cần biết đơn mua hàng đã được xác nhận chưa, nhà cung cấp cam kết giao vào thời điểm nào, số lượng hàng thực nhận có khớp với số lượng đặt mua, tồn kho khả dụng còn bao nhiêu, đơn giao có đúng tiến độ và khoản thanh toán đang được xử lý đến đâu.
Nói cách khác, doanh nghiệp không chỉ cần biết hàng hóa đang ở đâu mà còn phải biết đơn hàng đang được xử lý đến đâu, bước tiếp theo là gì và có vấn đề nào cần can thiệp.
Nhu cầu này trở nên rõ hơn khi chuỗi cung ứng kéo dài qua nhiều tầng nhà cung cấp. Theo McKinsey Global Supply Chain Leader Survey 2024, chỉ 60% lãnh đạo chuỗi cung ứng được khảo sát cho biết doanh nghiệp của họ có khả năng theo dõi đầy đủ các nhà cung cấp trực tiếp. Khả năng theo dõi các tầng nhà cung cấp phía sau còn hạn chế, trong khi một sự cố chuỗi cung ứng khiến doanh nghiệp mất trung bình khoảng hai tuần để lập kế hoạch và triển khai biện pháp ứng phó.
Hai tuần là khoảng thời gian đủ để một chậm trễ ở phía nhà cung cấp lan sang kế hoạch nhập kho, giao hàng và dòng tiền. Vì thế, khác biệt giữa “có dữ liệu” và “có khả năng kiểm soát” nằm ở việc doanh nghiệp phát hiện sự thay đổi sớm đến đâu và hiểu được nó sẽ ảnh hưởng thế nào đến các bước tiếp theo.
Một phần mềm SCM hiệu quả cần hỗ trợ chính khả năng đó, thay vì chỉ ghi nhận những gì đã xảy ra.
Khi Mỗi Bộ Phận Có Một Phiên Bản Khác Nhau Của Cùng Một Đơn Hàng
Hầu hết doanh nghiệp không thiếu phần mềm. Bộ phận mua hàng có thể quản lý đơn mua trên ERP hoặc bảng tính; kho sử dụng hệ thống quản lý kho; bộ phận logistics theo dõi vận chuyển trên nền tảng riêng; tài chính xử lý hóa đơn và thanh toán trên phần mềm kế toán.
Mỗi hệ thống đều có thể cung cấp thông tin chính xác trong phạm vi của mình. Vấn đề xuất hiện khi doanh nghiệp cần biết tình trạng thực tế của một đơn hàng tại một thời điểm cụ thể.
Bộ phận mua hàng có thể thấy đơn đã được nhà cung cấp xác nhận. Đội logistics biết thời gian hàng đến dự kiến đã lùi hai ngày. Kho vẫn chuẩn bị nhận hàng theo kế hoạch cũ, còn tài chính chưa nhận được bất kỳ thay đổi nào. Không dữ liệu nào nhất thiết sai, nhưng mỗi bộ phận đang nhìn một phiên bản khác nhau của cùng một giao dịch.
Dữ liệu có thể đầy đủ nhưng bối cảnh vận hành vẫn bị phân mảnh.
Trường hợp của Build-A-Bear là một ví dụ rõ. Theo Microsoft Customer Story về Build-A-Bear, doanh nghiệp này từng sử dụng các hệ thống kho và tài chính tách rời, khiến khả năng theo dõi tồn kho bị hạn chế và ảnh hưởng từ khâu lập kế hoạch đến hoàn tất đơn hàng. Sau khi kết nối hoạt động kho và tài chính trên Dynamics 365, Build-A-Bear ghi nhận giảm 28% số ngày xử lý trong kho và loại bỏ các đơn hàng tồn đọng lâu ngày.
Điểm đáng chú ý không phải việc doanh nghiệp có thêm một phần mềm mới. Giá trị đến từ việc các bộ phận có thể cùng nhìn và xử lý một trạng thái đơn hàng thống nhất.
Một Hệ Thống SCM Cần Theo Dõi Toàn Bộ Hành Trình Từ Đặt Hàng Đến Thanh Toán
Trong vận hành thực tế, chuỗi cung ứng liên quan đến nhiều khâu: mua hàng, quản lý kho, tồn kho, vận chuyển, giao hàng và tài chính. Một đơn hàng đi xuyên qua tất cả các bộ phận này trước khi hoàn tất.
Vì vậy, thay vì tổ chức việc theo dõi thành những màn hình tách biệt theo từng phòng ban, doanh nghiệp nên nhìn theo chính quá trình của một đơn hàng:
Đặt hàng → Nhà cung cấp → Nhận hàng → Tồn kho → Vận chuyển → Giao hàng → Đối soát → Thanh toán
Dashboard phần mềm quản lý chuỗi cung ứng theo dõi giao hàng, tồn kho, thiếu hàng và tiến độ đơn hàng (Nguồn: FanRuan)
Ở khâu mua hàng, thông tin quan trọng là đơn mua đã được gửi và xác nhận chưa, nhà cung cấp cam kết giao khi nào và có thay đổi về số lượng hoặc tiến độ hay không. Khi hàng bắt đầu được giao, hệ thống cần cho biết bao nhiêu hàng đang về, bao nhiêu đã nhận và có chênh lệch nào so với đơn đặt mua.
Khi hàng vào kho, con số tồn kho tổng chưa đủ để hỗ trợ quyết định. Ví dụ, thông tin “còn 1.000 sản phẩm trong kho” chưa nói lên nhiều điều nếu 900 sản phẩm trong số đó đã được phân bổ cho các đơn hiện hữu. Người quản lý cần biết rõ lượng hàng thực sự còn có thể sử dụng cho các nhu cầu tiếp theo.
Ở khâu vận chuyển, vị trí của lô hàng cũng chỉ là một phần thông tin. Điều quan trọng hơn là việc thời gian giao dự kiến thay đổi sẽ ảnh hưởng tới đơn hàng, kế hoạch tồn kho hoặc cam kết giao hàng nào.
Ngay cả khi hàng đã đến kho hoặc được giao cho khách, quy trình vẫn chưa kết thúc. Đơn mua, lượng hàng thực nhận và hóa đơn cần được đối chiếu trước khi tài chính có thể phê duyệt thanh toán.
Chính khả năng nối liên tục các bước này mới tạo nên việc theo dõi xuyên suốt từ đầu đến cuối. Một hệ thống tốt không cần tập trung mọi nghiệp vụ vào cùng một phần mềm; nó cần bảo đảm thông tin về cùng một đơn hàng vẫn nhất quán khi đi qua nhiều bộ phận và nhiều hệ thống.
Nghiên cứu của McKinsey về khả năng chống chịu của chuỗi cung ứng cũng cho thấy 67% doanh nghiệp được khảo sát đã triển khai bảng theo dõi số hóa để có cái nhìn xuyên suốt chuỗi cung ứng. Những doanh nghiệp này có khả năng tránh các vấn đề do gián đoạn chuỗi cung ứng vào đầu năm 2022 cao gấp đôi nhóm còn lại.
Khả Năng Theo Dõi Chỉ Có Giá Trị Khi Giúp Doanh Nghiệp Phát Hiện Rủi Ro Trước Khi Thành Vấn Đề
Một bảng theo dõi hiển thị hàng nghìn đơn mua, mã hàng và lô vận chuyển có thể rất đầy đủ, nhưng chưa chắc giúp người quản lý biết mình cần xử lý việc gì trước.
Không phải càng hiển thị nhiều dữ liệu càng tốt. Hệ thống cần làm nổi bật những gì đang lệch khỏi kế hoạch và có khả năng ảnh hưởng đến hoạt động phía sau.
Một đơn mua sắp đến hạn nhưng nhà cung cấp chưa xác nhận cần được chú ý hơn hàng trăm đơn đang đúng tiến độ. Một mặt hàng sắp xuống dưới mức tồn kho an toàn trong khi lô bổ sung bị chậm cần được cảnh báo trước khi xảy ra thiếu hàng. Tương tự, khi thời gian giao dự kiến thay đổi, người quản lý cần biết ngay những đơn khách hàng nào có thể bị ảnh hưởng.
Cách tiếp cận này thay đổi vai trò của bảng theo dõi. Thay vì yêu cầu người dùng tự tìm vấn đề trong một lượng lớn dữ liệu, hệ thống giúp xác định nơi cần chú ý và bộ phận chịu trách nhiệm xử lý.
Coca-Cola Andina cho thấy tác động của việc rút ngắn thời gian cập nhật dữ liệu. Theo AWS case study về Coca-Cola Andina, dữ liệu vận hành trước đây của doanh nghiệp chỉ được cập nhật một lần mỗi ngày. Sau khi xây dựng hệ thống mới, dữ liệu được cập nhật 15 phút một lần. Công ty ghi nhận tỷ lệ thiếu hàng giảm 0,2% và tỷ lệ đáp ứng đơn hàng tăng 1%.
Với doanh nghiệp có quy mô chuỗi cung ứng lớn, một thay đổi tưởng như nhỏ về tỷ lệ có thể tương ứng với lượng hàng và số đơn đáng kể. Quan trọng hơn, đội ngũ vận hành không phải chờ đến báo cáo cuối ngày mới biết vấn đề đã xảy ra.
Giá trị của khả năng theo dõi vì thế nằm ở việc giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề sớm hơn và phản ứng trước khi ảnh hưởng lan sang các khâu khác.
Phần Mềm Quản Lý Chuỗi Cung Ứng Chỉ Tạo Ra Giá Trị Khi Kết Nối Được Với Hệ Thống Hiện Có
Hầu hết doanh nghiệp đã có sẵn ERP, phần mềm quản lý kho, hệ thống kế toán, nền tảng logistics và nhiều quy trình nội bộ. Việc triển khai thêm một phần mềm quản lý chuỗi cung ứng không tự động giải quyết tình trạng dữ liệu phân tán.
Nếu hệ thống mới không kết nối với các nền tảng hiện có, doanh nghiệp có thể chỉ tạo thêm một kho dữ liệu tách biệt.
Vì thế, câu hỏi quan trọng khi triển khai SCM là dữ liệu mua hàng, kho, vận chuyển và tài chính có được kết nối thành một luồng thông tin thống nhất hay không.
Tích hợp dữ liệu chuỗi cung ứng giữa ERP, mua hàng, tài chính, WMS và vận chuyển theo thời gian thực (Nguồn: Ximple Solutions)
Khi thời gian giao dự kiến thay đổi, kế hoạch cung ứng có được cập nhật? Khi kho xác nhận đã nhận hàng, thông tin đó có được dùng để đối chiếu đơn mua và hóa đơn? Bảng theo dõi tồn kho có phản ánh các giao dịch mới nhất từ hệ thống kho?
Đây cũng là hướng Twendee tập trung khi triển khai các hệ thống quản lý vận hành. Thay vì mặc định thay thế toàn bộ phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng, Twendee kết nối dữ liệu mua hàng, kho, vận chuyển và tài chính với ERP cùng các hệ thống liên quan. Từ dữ liệu đã được liên thông, doanh nghiệp có thể xây dựng bảng theo dõi và cơ chế cảnh báo dựa trên tình trạng thực tế của đơn hàng, tồn kho và tiến độ giao hàng.
Khi đó, phần mềm SCM không còn là một hệ thống đứng riêng. Nó trở thành nơi giúp doanh nghiệp tập hợp dữ liệu phân tán thành thông tin thống nhất để theo dõi và ra quyết định.
Kết Luận
Theo dõi chuỗi cung ứng không dừng ở câu hỏi hàng hóa đang ở đâu. Doanh nghiệp cần biết một đơn hàng đang được xử lý đến bước nào, thay đổi ở một khâu sẽ ảnh hưởng đến đâu và vấn đề nào cần được ưu tiên xử lý.
Khi dữ liệu mua hàng, tồn kho, vận chuyển và tài chính được kết nối, bảng theo dõi không còn đơn thuần là nơi xem báo cáo. Nó trở thành công cụ giúp người quản lý nhìn rõ tình hình và can thiệp sớm trước khi một chậm trễ nhỏ ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi.
Nếu doanh nghiệp đang cần kết nối dữ liệu chuỗi cung ứng với ERP và các hệ thống hiện có để xây dựng một hệ thống theo dõi thống nhất, có thể trao đổi thêm với Twendee trên website, theo dõi Twendee trên LinkedIn hoặc đặt lịch trao đổi cùng đội ngũ chuyên gia của chúng tôi qua Calendly.
